Definir los lineamientos asociados al programa de transparencia de ética empresarial para minimizar y gestionar los riesgos asociados al soborno y corrupción. A su vez dar parámetros generar cultura de legalidad y transparencia, acorde a nuestros valores institucionales.
becera
FEDERAL S.A.S., a través de la junta directiva y la alta gerencia han designado un Oficial de cumplimiento PTEE, que será el responsable del monitoreo, divulgación y actualización del programa. También, se extiende la responsabilidad a todos los integrantes de la compañía ya que estos podrán identificar actuaciones indebidas y que deberán ser reportadas.
FEDERAL S.A.S., representado por su Junta Directiva y Alta Gerencia. Y en relación con uno de los valores organizacionales que es la Transparencia, definen los siguientes lineamientos:
A. Se prohíbe estrictamente el soborno incluyendo de forma directa o indirecta a través de un tercero que represente a la Compañía. Esta prohibición incluye el soborno a una Persona Expuesta Políticamente (“PEP”)1 y el soborno comercial entre privados.
B. Los pagos de facilitación están prohibidos sin excepciones, ya que comprometen el valor reputacional de la organización favoreciendo actuaciones de soborno y/o corrupción. Se entienden los pagos de facilitación como compensaciones a la opción de agilizar o garantizar trámites ante alguna entidad.
C. Está prohibido los regalos, atenciones y hospitalidades que busquen obtener una ventaja inadecuada frente a las relaciones con terceros. No están incluidas las que dentro de los flujos normales de algunos procesos sean procedentes, tales como anchetas de degustación o souvenir de la empresa.
D. En el caso de la entrega de regalos, atenciones y hospitalidades con PEPs, estos deben ser expuestos al comité de ética para su estudio y posible aprobación. Dichas cortesías se estudiarán si están dentro de la razonabilidad de estos presentes y deben estar enmarcados en la legislación aplicable.
E. En el evento que algún colaborador desee conceder o recibir un regalo, atención, u hospitalidad de parte de contratistas, proveedores2 o clientes reales o potenciales, deberá recibir aprobación previa por el Comité de Ética, elevando una consulta a través del canal disponible de la línea ética.
Los colaboradores NO deben recibir y/o entregar para su beneficio o el de los miembros de su familia, regalos, atenciones y/o hospitalidades, independiente del lugar donde se efectúe la entrega o recepción, si éstos:
Los empleados sólo podrán recibir regalos, atenciones y/o hospitalidades, modestos y amistosos, siempre y cuando:
Definir los lineamientos necesarios para prevenir o minimizar los riesgos asociados al lavado de activos, financiación del terrorismo y la financiación de armas de destrucción masiva.
El Oficial de Cumplimiento serán el responsable de divulgar esta Política, socializando, entrenando y capacitando a todos los colaboradores de la Compañía. De igual forma, las diferentes áreas, serán responsables de identificar los riesgos, comunicarlos y garantizarán la adopción de medidas preventivas y correctivas, en coordinación con el Oficial de cumplimiento.
FEDERAL S.A.S., comprometido con la legalidad y transparencia en sus operaciones, y acatando la normatividad establecida en las circulares emitidas por la Superintendencia de Sociedades define los siguientes lineamientos:
A. El sistema SAGRILAFT cuenta con políticas claras y aplicables, incorporadas en el Manual SAGRILAFT y orienta la actuación de los funcionarios de FEDERAL A.S.
B. La Asamblea de Accionistas y el Representante Legal, aprueban y disponen las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y demás recursos que sean necesarios para que el Oficial de Cumplimiento pueda desarrollar sus labores de manera adecuada.
C. Ha designado un Oficial de Cumplimiento como responsable de la supervisión y verificación del cumplimiento del Sistema.
D. El sistema cuenta con una matriz de riesgos previamente identificados y valorados para su control y gestión.
E. El SAGRILAFT se divulga dentro de FEDERAL S.A.S. como mínimo una (1) vez al año, para asegurar su adecuado cumplimiento.
F. FEDERAL A.S., notifica a las contrapartes que cuenta con un sistema SAGRILAFT.
G. Mantiene procedimientos para conocer a sus contrapartes mediante la obtención, registro y verificación de su información, incluyendo las medidas suficientes para el conocimiento, de los Beneficiarios Finales de los clientes y proveedores, en la medida de lo posible. Así mismo, tiene mecanismos para la actualización de tales La vinculación de la Contraparte será aprobada por la persona responsable del negocio comercial, contractual o laboral.
H. La verificación se realiza antes de iniciar la relación. Excepcionalmente, puede completar la verificación después de establecida la relación comercial, solo en aquellos casos esenciales para no interrumpir la conducción normal de la operación.
I. Si FEDERAL S.A.S. durante la relación identifica que la contraparte se encuentra relacionada con alguno de los riesgos, inmediatamente se evaluara el caso por parte del oficial de cumplimento para definir la viabilidad de la relación contractual.
J. Ha contemplado procedimientos para la identificación de la persona natural o jurídica con quien podría realizar operaciones que involucren activos virtuales.
K. Cuenta con un procedimiento de Debida Diligencia Intensificada, más exhaustivo, con actividades adicionales a las llevadas a cabo en la Debida Diligencia; para las relaciones, directas o indirectas, con Contrapartes de mayor riesgo que implica un conocimiento avanzando de la Contraparte y del origen de los Activos que se reciben.
L. Tiene procedimientos para mantener los documentos y registros que garanticen la integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información que se genera durante la ejecución de las actividades propias de FEDERAL S.A.S. Además, conserva todos los documentos relacionados con el funcionamiento del Sistema por un término no menor de diez (10) años.
M. Diseña señales de alerta, considerando los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados, conforme a la Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM y de acuerdo con la materialidad del riesgo LA/FT/FPADM.
N. Ha contemplado procedimientos para el seguimiento y monitoreo de las transacciones que realizan los clientes y proveedores, a fin de estar en la capacidad de detectar señales de alerta de riesgo LA/FT/FPADM u Operaciones Inusuales, que permitan el análisis y comparaciones respectiva, a fin de determinar Operaciones Sospechosas, de ser el caso.
O. Reporta en forma voluntaria ante la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero) todas las operaciones que determine como sospechosas, sin perjuicio de poner en conocimiento de las autoridades competentes otras situaciones que conozca dentro del desarrollo normal del negocio. A su vez, los demás informes contemplados y de obligatorio cumplimiento.
P. Cuenta con un procedimiento para dar respuesta oportuna a los requerimientos de información relacionados con la implementación y avance del SAGRILAFT que efectúen los entes vigilantes o de control.
FEDERAL SAS. (en adelante “FEDERAL”) pone de presente la política para el tratamiento de datos personales de sus grupos de interés desarrollada en cumplimiento de los parámetros establecidos por la normatividad legal vigente colombiana (la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas reglamentarias). Antes, trae a colación de manera previa unas definiciones, unos principios, unos deberes y unos derechos que se encuentran regulados en dicha normatividad y que son necesarios para comprender la política.
2.1. Principio de acceso y circulación restringida:
Solo podrá realizar el tratamiento de la información aquel personal que esté autorizado por el titular de la información a través de los recursos que Federal SAS. ha dispuesto para dicha actividad. Salvo la información de naturaleza pública, no podrá existir información del titular, publicada en internet o en otros de comunicación, salvo en el Sistema de Información, aquella que puede estar disponible de forma controlada.
2.2. Principio de confidencialidad:
El equipo de TI., encargado del tratamiento de los datos en Federal SAS. debe garantizar la reserva de la información que posea la empresa sobre cada titular, esto implica la custodia en cualquier parte del ciclo del documento y el uso solo para las actividades autorizadas.
2.3. Principio de finalidad:
Previo al uso de la información, Federal SAS. notificará las finalidades de su uso al titular de los datos.
2.4. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:
La actividad de Tratamiento de Datos que desempeñe Federal SAS. se ceñirá a los procedimientos establecidos en la Ley 1581 de 2012.
2.5. Principio de libertad:
El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2.6. Principio de seguridad:
Federal SAS, a través de los responsables o encargados del tratamiento velará por que dicho proceso se realice conforme lo dicta la ley, asegurando la seguridad de la información y evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.7. Principio de transparencia:
El titular de los datos tiene el derecho de solicitarle a Federal SAS. información acerca de la información que posee, para actualizar, modificar o sustraer en cualquier fase del tratamiento.
2.8. Principio de veracidad o calidad:
La información que Federal SAS. someta a tratamiento deberá ser veraz y actualizada y así mismo deberá ser comprobable y comprensible, no podrá inducir a error durante su tratamiento.
Federal SAS deberá cumplir con los siguientes deberes conforme a lo establecido por la Ley 1581 de 2012:
a) Garantizar que el titular pueda acceder a su información con el fin de modificarla, actualizarla o eliminarla de las bases de datos de Federal siguiendo las disposiciones legales de Habeas Data.
b) Solicitar autorización al titular para el tratamiento de sus datos y así mismo conservar comprobante de dicha autorización.
c) Dentro de la solicitud de autorización también deberá informar al titular sobre la finalidad del tratamiento de los datos y así mismo, deberá dejar claros cuales son los derechos que posee el titular con respecto a los datos a tratar.
d) Propender por mantener las condiciones de seguridad de la información conforme a lo establecido en la normatividad vigente.
e) Garantizar la veracidad y la transparencia de los datos que se le suministrarán al Encargado del Tratamiento.
f) Estandarizar el proceso de actualización de los datos que se suministrarán al Encargado del tratamiento.
g) Cuando la información suministrada presente inconsistencias o sea incorrecta, notificar al Encargado de Tratamiento y propender por su debida modificación.
h) Sólo se deberá suministrar al Encargado del Tratamiento, aquella información que cuente con la autorización previa por parte del titular.
i) Exigir al Encargado del tratamiento el cumplimiento en todo momento de las políticas y procedimientos de seguridad y privacidad de la información establecidos.
j) Establecer los mecanismos adecuados para la recepción de reclamaciones y consultas.
k) Crear y difundir con todos los procesos el manual con la descripción del proceso de recepción y respuesta a reclamaciones y consultas.
l) Notificar al Encargado del Tratamiento cuando cualquiera de los datos se encuentre en discusión con el Titular, en caso de que se haya presentado una reclamación y no haya finalizado el trámite.
m) Cada vez que el titular lo requiera se deberá notificar sobre el uso de los datos que ha suministrado a la empresa.
n) Federal SAS. cumplirá con las instrucciones o requerimientos que establezca la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los Encargados del Tratamiento de la información designados por Federal SAS. deberán cumplir con los siguientes deberes, en concordancia con los principios establecidos en esta política y conforme a los deberes de Federal SAS. para con los Titulares de la información.
a) Permitir que el Titular pueda ejercer en todo momento su derecho de Habeas Data.
b) Seguir los procedimientos de Seguridad y privacidad de la información establecidos por Federal SAS.
c) Conforme a los principios de transparencia y veracidad y calidad de la información, el Encargado del tratamiento deberá propender por mantener los estándares de actualización, modificación, rectificación y supresión de los datos conforme a las indicaciones establecidas por el responsable o Titular de la información.
d) Los Encargados del Tratamiento cuentan con cinco (5) días hábiles para actualizar la información que Federal SAS. reportara.
e) Seguir las indicaciones establecidas en el Manual para la atención y respuesta a reclamaciones y consultas de información.
f) Seguir los procedimientos que Federal Establezca en concordancia con lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
g) Establecer la leyenda “Reclamo en trámite” en las Bases de Datos cuando haya registros en proceso de reclamación.
h) Establecer la leyenda “Información e discusión judicial” en las Bases de Datos cuando haya registros en adscritos procesos judiciales por una autoridad competente en relación con la calidad del dato personal.
i) El encargado deberá suspender la circulación de información que el titular haya controvertido o que posea un bloqueo por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Delimitar el acceso a la información conforme a los estándares de seguridad de la empresa.
k) Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los procedimientos de seguridad o existan riesgos inherentes a la gestión de la información.
l) Cumplir con todos los parámetros establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los Titulares de la información tienen derecho a:
En cumplimiento de la normatividad legal vigente colombiana (La Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas reglamentarias), FEDERAL S.A.S. (en adelante “FEDERAL”), ha desarrollado una política de tratamiento de datos personales que implementará frente a sus diferentes grupos de interés, tendiente a la protección del derecho a la intimidad y del derecho a la información consagrados en los artículos 15° y 20° de la Constitución Política de Colombia de 1991.
6.1. Responsable del tratamiento de datos personales:
FEDERAL SAS., sociedad comercial, identificada con NIT 811022302 – 6, domiciliada en la Cra 42 75 – 83 Autopista sur Oficina 257 (Centro Comercial Ideo), Itagüí, Antioquia, Colombia, con número telefónico (+57) 4 604 50 50, en calidad de responsable realizará el tratamiento de datos personales que hayan sido obtenidos en virtud de la relación legal, contractual, comercial o de servicios que se sostenga o se haya sostenido con el titular de la información; sin embargo, FEDERAL también podrá realizar el tratamiento de datos personales por medio de unos encargados. FEDERAL en calidad de responsable o los encargados del tratamiento que este designe, se harán cargo de la recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación, trasmisión, transferencia, supresión o revocación de los datos y de la autorización del tratamiento de estos, cuando el titular de la información se lo solicite por los medios habilitados para tal fin.
6.2. Recolección de los datos personales:
FEDERAL sólo realizará la recolección de los datos que sean pertinentes y adecuados para llevar a cabo las funciones que así lo requieran y en todos los casos lo hará con autorización del titular de la información.
6.3. Autorización para el tratamiento de datos:
FEDERAL informará oportunamente la solicitud de autorización para el tratamiento de datos de los titulares a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de datos, formatos o de forma presencial, y otros medios que ponga a disposición en sus diferentes canales.
FEDERAL solicitará la autorización a los titulares de los datos para el uso de la información que estos suministren de forma oral, escrita o mediante conductas que den cuenta de tal autorización, y que FEDERAL reciba por medios físicos o electrónicos, sin limitarse, tales como: formatos SIG-60-04-F19 (Protección de Datos personales), SIG-60-01-F1 (Solicitud crédito Pagaré), SIG-51-01-F2 (Contacto Proveedores), formularios de Tradebook o físicos, correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de datos, sitios web y cualquier otro que se implemente de acuerdo a los estándares de las normas vigentes, y a las necesidades que demanden los procesos, para obtener la autorización de tratamiento de información personal de los titulares o que implique el tratamiento de datos sensibles, ello de acuerdo a la finalidad para la cual se esté solicitando la información.
6.4. Finalidades del tratamiento de datos personales:
Las finalidades de FEDERAL para el tratamiento de datos de carácter personal son, pero sin limitación, las siguientes:
6.5. Deberes de Federal SAS:
FEDERAL además de cumplir los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y mencionados en el punto No. 4 de esta política, cumplirá con los siguientes deberes:
6.6. Derechos de los Titulares:
Aparte de los estipulados en el punto No. 6 de esta política, cabe resaltar que el titular o el legítimamente autorizado podrá ejercer su derecho de Habeas Data y solicitarle a FEDERAL, por los medios que éste tenga, el conocimiento, la actualización, la rectificación, la supresión del dato o la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos, si dicha información está incompleta, inexacta, parcial o fraccionada, que pueda inducir en error o que su tratamiento no haya sido autorizado o este expresamente prohibido.
6.7. Áreas responsables de las consultas y/o reclamos:
Los titulares o los legítimamente autorizados, podrán en cualquier momento solicitarles a las áreas responsables de la atención y resolución de consultas y/o reclamos, la corrección, la consulta, la actualización, la rectificación, la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización de su tratamiento3, realizando una solicitud al área responsable que en primer lugar recolectó los datos. Las áreas responsables son las siguientes:
Coordinación de Cartera Responsable: Yuliana Marin
Correo electrónico: cartera@federal.co
Teléfono: 6045050 Ext: 6029
Gerencia administrativa y financiera Responsable: Juan Esteban Muñoz
Correo electrónico: juan.munoz@federal.co
Teléfono: 6045050 Ext: 6010
Coordinadora de selección Responsable: Laura Enciso
Correo electrónico: analista.seleccion@federal.co
Teléfono: 6045050 Ext. 6014
Coordinación de compras Responsable: Tisbeth Ortega
Correo electrónico: analista.compras@federal.co
Teléfono: 6045050 Ext. 6035
Analista Comercial Responsable: Leidy Lalinde
Correo electrónico: analista.c1@federal.co
Teléfono: 6045050 Ext. 6038
La solicitud reposará de forma escrita y deberá contener:
a) La identificación del responsable del tratamiento ante la que se presenta,
b) la descripción de los hechos que dan pie a la solicitud que realiza,
c) el nombre completo, el número de identificación, el teléfono de contacto, el correo electrónico y la dirección de residencia,
d) debe estar acompañada de los documentos que quiera hacer valer.
Dicha solicitud la puede presentar el interesado enviándola a los respectivos correos electrónicos, llamando a los números telefónicos o de forma física.
6.8. Procedimiento para realizar consultas y reclamos:
a) Los titulares o los legítimamente autorizados que deseen consultar la información que se tiene de ellos, podrán formular una consulta al área responsable. La consulta será atendida por el área encargada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de la misma. De no ser posible atender la consulta en el período mencionado, se le informará al interesado los motivos por los cuales no se le puede responder la solicitud, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Los titulares o los legítimamente autorizados que deseen corregir, actualizar o suprimir sus datos, podrán formular un reclamo al área responsable. Si el área que recibe el reclamo no es la competente para resolverlo, le informará al interesado y le dará traslado al área encargada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
• Si el reclamo está completo, el área encargada dentro de los dos (2) días hábiles agregará una nota que indique “reclamo en trámite” y el motivo de este, y lo resolverá dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción del mismo. De no ser posible atender la consulta en el período mencionado, se le informará al interesado los motivos por los cuales no se le puede responder la solicitud, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Si el reclamo está incompleto, se le informará al interesado para que subsane dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de este. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha en que el interesado presento el reclamo y no ha subsanado lo correspondiente, se entiende que desistió del reclamo.
6.9. Vigencia de la política de tratamiento de datos:
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de la fecha en que fue aprobada y publicada.
6.10. Actualización de la política de tratamiento de datos:
FEDERAL SAS. podrá actualizar, modificar o cambiar la política de tratamiento de datos, con sujeción a la normatividad legal vigente, y si realiza cualquiera de las anteriores actuaciones, publicará lo pertinente en su página web oficial www.federal.co
La presente modificación de la política entra en vigencia a partir del 17 de julio
del año 2019 fecha de aprobación por parte de FEDERAL SAS.
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